Wat levert een RFP je op?
Elke RFP heeft zijn eigen criteria, wegingen en schaal. Je aanbieding wordt naast de andere gelezen. TenderTools werkt vanuit jouw documenten, nooit vanuit een generieke checklist.
Kies een positie
Win-thema's en positionering voor deze RFP: wat jouw aanbieding onderscheidt van de concurrentie, op basis van je eigen sterktes of de vraag van de klant. De strategie stuurt elke zin die volgt.
Beantwoord de vraag van de klant
De samenvatting, de doelstellingen van de klant en de gunningscriteria met wegingen en beoordelingsschaal komen eerst uit de RFP. Dat is de grond waarop je aanbieding staat.
Weet dat het scoort
Elk criterium wordt beoordeeld op eisen, schrijfwerk, strategie en structuur, en krijgt een verwachte score op dezelfde schaal die de beoordelaar gebruikt.
Van een snelle aanbieding tot de ultieme aanbieding.
Gebruik TenderTools op veel manieren: snel waar de criteria licht zijn, grondig waar de aanbieding de winnaar bepaalt.
Kleine RFP, snelle aanbieding
Waar kwaliteit licht meetelt, telt snelheid. Hergebruik documenten uit je bibliotheek, doe een kleine gap-analyse en lever snel een solide aanbieding op.
RFP's met zware kwaliteitsweging
Waar de kwaliteit van de aanbieding voor meer dan 80% meetelt, helpt TenderTools je tot het ultieme antwoord te komen.
Groot team, veel bronnen
Een RFP-antwoord haalt mensen en materiaal uit het hele bedrijf binnen. TenderTools verwerkt veel informatie en context uit veel bronnen, die allemaal samenkomen in één aanbieding.
Overzicht en de fijne details
Snelkoppelingen om tekst in te korten, samen te voegen of te splitsen, en win-thema's die de analyse verbinden met de strategie en de maatregelen in de aanbieding. Ga de laatste mijl op kwaliteit.
Schrijf de aanbieding rond de gunningscriteria.
Elk gunningscriterium krijgt een eigen editor: als in Word, op A4, met een pagina- en woordenteller.
Maak het SMART of overtuigender. Sluit aan op de formulering van de RFP. Kort in, splits, voeg samen of herschrijf met je eigen instructie.
Sommige teksttypes komen in elke RFP terug: een stappenplan, een teambeschrijving, risico's en maatregelen, een inleiding. Daarvoor zit wat scoort al ingebouwd.
- Een eigen editor per criterium, met pagina- en woordenteller
- De SCORE-methode voor toezeggingen: Situatie, Commitments, Outcome, Rationale, Evidence
- Ingebouwde teksttypes voor de antwoorden die RFP-teams het meest schrijven
- Je bibliotheek als bewijs, naast elke vraag
Ken de score voordat de opdrachtgever dat doet.
De review leest elk criterium zoals een ervaren collega dat zou doen. Hij gebruikt de RFP, de analyses, de winstrategie en de tone of voice. Vier gebieden worden gecontroleerd. Eisen: is er risico op uitsluiting? Schrijfwerk: zijn de toezeggingen SMART en leesbaar? Strategie: volgt het je invalshoek en onderscheidt het je? Structuur: beantwoordt het de vraag van de klant, daar waar de beoordelaar zoekt?
Beoordeling gebeurt door mensen, en niemand kan een score tot op de decimaal voorspellen. De verwachte score is een schatting op basis van ons eigen model, gebaseerd op hoe beoordelaars in meer dan 1.500 aanbestedingen hebben gescoord.
Vragen, beantwoord.
Wie kan meelezen en reageren terwijl ik schrijf?
Collega's en externe reviewers kunnen bij elke aanbieding worden uitgenodigd, zonder kosten. Ze lezen en reageren onbeperkt en bezetten nooit een plek. Je betaalt alleen voor de mensen die schrijven. In Team krijg je bovendien rollen en rechten.
Kan ik materiaal uit eerdere aanbiedingen hergebruiken?
Ja. De bibliotheek vindt passages uit eerdere antwoorden, cases en bedrijfsinformatie en zet ze naast de vraag waar ze bij horen. Als input: het antwoord zelf wordt geschreven op basis van de documenten van deze RFP, want een aanbieding die je naar iedereen kunt sturen, wint niemand.
Hoe onderscheidt de aanbieding zich van de concurrentie?
Een RFP is een vergelijking, dus goed is niet genoeg. Positionering en win-thema's worden bepaald voordat je schrijft, op basis van je eigen sterktes of de vraag van de klant. Een ideefilter scheidt wat elke competente inschrijver biedt van wat werkelijk onderscheidend is.
Krijg ik aan het eind Word-bestanden?
Elk criterium exporteert naar Word, in jouw huisstijl en tone of voice. De software werkt in het Engels en het Nederlands.